EL CONTROL INTERNO, NECESARIO PARA LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.
D.C.F Maritza Noriega López
Es imprescindible en las organizaciones contar con un control interno apropiado, algunos beneficios que obtenemos del mismo son: prevenir riesgos y fraudes; resguardar y proteger los activos e intereses de las empresas; permite evaluar la eficacia de la misma en términos de su organización, así como el cumplimiento de objetivos y metas de las empresas. Por lo general, las pequeñas y medianas empresas no poseen el control interno apropiado, debido a que la mayoría son negocios familiares, no poseen formalidad, una organización apropiada y/o carecen de manuales de procedimientos, políticas y lineamientos que sean del conocimiento de todos los miembros de la empresa.
El Control Interno debe ser utilizado por todas las compañías, sin importar su envergadura, organización y carácter de sus operaciones, diseñado de forma que brinde una seguridad adecuada respecto a: la eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de los datos financieros, el cumplimiento de las normativas y leyes pertinentes.
En una publicación de 2010, Mendivil describió el Control Interno (CI) como un sistema de organización que incluye los procedimientos implementados y el personal con el que cuenta, todos estructurados de manera integral. El Sistema de Información comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos, poseen una estructura organizacional horizontal y una escasez de gerentes, así como un contacto limitado entre el propietario y el departamento operativo; este tipo de estructura resulta eficaz para la toma de decisiones, aunque limita la cantidad de información recibida para decisiones de mayor complejidad. Por consiguiente, estas empresas buscan la asistencia de expertos para reunir y comprender la información requerida para tomar decisiones bien fundamentadas.
Es primordial realizar una supervisión constante y sistemática de los controles internos, con el fin de garantizar que el procedimiento se desarrolle de acuerdo con lo establecido y se cumplan las metas y objetivos propuestos. Esto es sumamente relevante y crucial debido a que, conforme evolucionan, se transforman los elementos tanto internos como externos, los mecanismos de control que en el pasado fueron considerados óptimos y eficaces podrían perder su pertinencia y eficacia, dejando a la alta dirección desprovista de la razonable certeza que previamente le brindaban.
La magnitud y la regularidad de las acciones de supervisión están determinadas por los riesgos a controlar y el nivel de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La vigilancia de los controles internos puede llevarse a cabo a través de actividades persistentes integradas en los procesos, y a través de evaluaciones independientes realizadas por la dirección, la función de auditoría interna o individuos independientes.
Todos los objetivos de control interno se fundamentan en la protección de la empresa frente a posibles amenazas, cualquier anomalía que pudiera presentarse tanto en activos como en pasivos y, en general en la exactitud de los mismos. Si las PYMES cuentan con un adecuado control interno es menor el riesgo de fraude, aunado a que se conocerá la situación financiera real (o con mayor apego a la realidad) de la empresa, así como identificar donde se encuentra el dinero obtenido por la operación, si existen deudas con los proveedores que ya se tengan que pagar, si los clientes ya saldaron sus cuentas y el dinero se encuentra en la cuenta de bancos o alguna inversión, por mencionar algunos ejemplos.
Como se comentó en párrafos que anteceden, es imperativo para todas las organizaciones mexicanas implementar un control interno adecuado, a fin de considerar beneficios como:
- Prevenir riesgos y fraudes.
- Salvaguardar y proteger los activos e intereses de las empresas.
- Permitir evaluar la eficiencia de la organización, por mencionar algunos.
Ahora bien, es imperativo que el empresario o propietario de la PYME no confunda la propiedad con la habilidad para dirigir, de alguna manera, la creencia de que él es el único experto en cómo guiar a los demás, implementar las operaciones en la empresa, aspirar a participar en todas las áreas sin delegar responsabilidades y sin permitir que individuos con mayor conocimiento aporten ideas para la optimización de las funciones en la compañía, no facilita un control interno apropiado, es decir se tiene un control deficiente y falta de objetividad.
Luego entonces, ¿Cómo pueden las PYMES implementar un control interno efectivo?
Para poder contestar la pregunta anterior, podemos seguir los siguientes pasos:
- Conocer sus riesgos: es decir, identificar qué áreas pueden presentar problemas, como manejo de caja, inventarios o pagos.
- Establecer procedimientos simples: Crear reglas claras, como separar funciones en tareas clave (por ejemplo, quien recibe el dinero no debe también registrarlo).
- Capacitar al equipo: Que todos entiendan la importancia del control y cómo aplicarlo.
- Mantener registros ordenados: Llevar un control riguroso de las ventas, gastos e inventarios, facilitando detectar errores o irregularidades.
- Supervisar y revisar: Revisar periódicamente los procesos y hacer ajustes cuando sea necesario.
Es de señalar que no se necesitan sistemas complicados para tener un buen control interno en tu PYME. Lo importante es ser organizado, transparente y tener procedimientos claros que todos puedan seguir. Esto no solo protege tu negocio, sino que también te ayuda a crecer con confianza y seguridad.
Por lo tanto, es de vital importancia disponer de un sistema de control interno en la empresa independientemente de su tamaño. Los beneficios de un buen control interno son determinantes en el éxito o el fracaso de la empresa.
