Soluciones SAAS excelentes aliados de RRHH para la continuidad del negocio

Por Marina Ierace, Directora General de la unidad de negocio HCM para América Latina de Meta4

La actual crisis sanitaria experimentada a nivel mundial subraya la importancia de que las organizaciones estén preparadas en todo momento para asegurar la continuidad de la operación, por ejemplo, la implementación de un Plan de Continuidad de Negocio “BCP” (Business Continuity Plan), que permita actuar con la mayor rapidez posible, anticipando y minimizando los riesgos para mantener la operación al nivel necesario en un contexto altamente cambiante como el presente.

Las medidas preventivas incluidas en un BCP permiten la identificación del personal clave para mantener la continuidad de los servicios con los clientes y ofrecer protección adecuada a los empleados que continúan en las oficinas debido a la naturaleza de sus actividades para seguir desempeñando sus tareas en condiciones seguras y con altos niveles de protección. Pero, además, permiten la implantación del teletrabajo equipando a los colaboradores con los recursos y herramientas necesarios y realizando test de operaciones en cada departamento antes de la activación de la medida, para de esta manera limitar las posibilidades de contagio de la enfermedad.

En este contexto en donde la capacidad de gestionar situaciones críticas se vuelve crucial, las funciones de Recursos Humanos asumen un papel protagonista en relación a velar la seguridad del empleado y así, asegurar la continuidad del negocio en medio de un escenario complejo.

Lo anterior puede convertirse en un desafío logístico y de gestión para muchas áreas de las organizaciones, especialmente para el departamento de RRHH, si no se dispone de la tecnología adecuada que habilite la implantación del teletrabajo y otras medidas que permitan la colaboración de los empleados en la continuidad del negocio, de forma ágil y segura.

Es en este momento cuando las soluciones tecnológicas SaaS (software as a service) son un gran aliado para los equipos de RRHH que buscan adaptarse de manera flexible y rápida a este nuevo contexto de incertidumbre, ya que posibilitan:

1. Identificar a los empleados que están teletrabajando.

2. Conseguir la información de contacto actualizada de los colaboradores que se encuentran trabajando desde sus hogares.

3. Acceder a la información de contacto de los empleados en casos de emergencia, tanto de los empleados que estén teletrabajando, como de aquellos que estén en su puesto de trabajo.

4. Permitir a los colaboradores el acceso y revisión de determinados documentos como políticas o prevención de riesgos.

5. Gestionar correctamente las dudas de los empleados especialmente en el caso de aquellos que se encuentren trabajando solos o en remoto.

6. Registrar la jornada laboral de los colaboradores con el teletrabajo, dando cumplimiento a las obligaciones legales a pesar de las situaciones de crisis.

7. Asegurarse de que los empleados disponen de las herramientas necesarias para teletrabajar al tener registrados todos los recursos de la compañía que se asignan a cada persona, ya sean equipos informáticos, teléfonos móviles o cualquier otra herramienta que se les facilite para trabajar remotamente.

8. Evaluar los procedimientos al finalizar la situación de crisis, mediante un cuestionario que permita recoger el feedback directo de los empleados, para detectar los puntos fuertes y las áreas de mejora, que perfeccionen los protocolos por si es necesario ponerlos en práctica nuevamente.

Es ahora cuando ha quedado claro que aquellas organizaciones que integren en sus operaciones soluciones en la nube, podrán gestionar los nuevos retos y situaciones complejas que se presenten en el camino y que, sin duda, una vez superadas, acelerarán la transformación hacia el futuro del trabajo.