Tecnología en procesos de RR.HH.

Por: Maribel Cano

Aunque desde hace más de un siglo las empresas comenzaron a utilizar la tecnología para gestionar diversos aspectos de su negocio. Hoy en día, con la incursión en el mundo digital, y la aceleración del mismo derivado del contexto inesperado por la pandemia, cada vez son menos los que dudan de los múltiples beneficios que supone contar con herramientas tecnológicas en una organización, como por ejemplo en áreas como la de Recursos Humanos.

Los dos principales retos que se presentan una vez asumido el hecho de que la tecnología es imprescindible son: Demostrar los beneficios que las soluciones aportan en cuanto a productividad y lograr la satisfacción del usuario.

En una fase avanzada de la integración y puesta en marcha de nuevas tecnologías para la gestión de RR.HH, es decir, en la fase de uso continuado en la que los usuarios han interiorizado el uso de la tecnología, generalmente a partir del segundo año en adelante, es recomendable poner en marcha un rediseño interno de los procesos, además de decidir dónde habrá que focalizar los esfuerzos para motivar y satisfacer a los usuarios.

Si se hacen ambas cosas, será posible generar productividad y realizar una satisfactoria medición de esta.

Un rediseño interno de procesos debe ser a través de una planificación que implique un Business Process Improvement (BPI). Qué es una metodología de planificación estratégica dirigida a identificar las operaciones y las habilidades del empleado que puedan ser mejoradas para hacer que los procedimientos sean más fluidos, los flujos de trabajo más eficientes y registrar un crecimiento del negocio.

El fin es dar respuesta a las demandas de los clientes y a los objetivos del negocio de manera más efectiva.

La principal diferencia con la gestión del cambio radica en que mientras ésta se lleva a cabo mediante pasos incrementales. El BPI supone una transformación drástica en la manera de operar de la organización, debido a que, en las TIC, el BPI aborda las causas de las deficiencias de los procesos o sistemas para armonizar las metas de TI y las del negocio.

Son 5 las fases para cualquier proceso de Business Process Improvement (BPI):

  1. Mapeo de los procesos existentes: localizar y determinar los procesos uno a uno.
  2. Análisis: llevar a cabo el estudio de todos estos procesos y establecer los puntos de mejora.
  3. Rediseño de procesos: reformular los procesos y crear algunos nuevos con base a los objetivos que se quieren conseguir.
  4. Implementación: los nuevos procesos se ponen en marcha y se forma a los usuarios.
  5. Análisis de logros y reajuste: todo el esfuerzo tiene que ser un proceso continuado y reevaluado de forma constante.

Supone un gran error tratar de medir la productividad de la tecnología justo al haberse realizado la implantación, lo que ocasiona desilusión y entrada en el círculo vicioso que trae consigo tener que llevar a cabo un cambio de sistema cada cierto tiempo, en lugar de buscar la productividad a más largo plazo basada en la reformulación de procesos y la fidelización de los usuarios, aspectos que resultarán claves para ser más productivos y obtener un retorno de la inversión realizada.

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