Tips para reuniones virtuales eficaces

Opinno, una compañía global de innovación nacida en Silicon Valley en 2008 que transforma organizaciones mediante el uso de metodologías innovadoras diseñadas por emprendedores, da a conocer 10 tips para tener éxito al trabajar vía remota ante la incertidumbre del coronavirus en México que multiplicará exponencialmente el teletrabajo, además de ofrecer algunos tips para que las reuniones virtuales sean eficaces y para mantener la concentración y la productividad en el hogar, la nueva oficina del trabajador. 

El trabajo remoto es la mejor opción para combatir la expansión del coronavirus (COVID-19) con un mínimo impacto en la actividad de las empresas, según la compañía global de innovación Opinno. En un mundo globalizado e interconectado, una crisis como la del COVID-19 puede afectar a las empresas en múltiples ámbitos: negociaciones paralizadas, eventos y reuniones suspendidas, viajes de negocios cancelados, cambio forzado del lugar de trabajo, y muchas otras situaciones que pueden afectar directamente al flujo habitual de trabajo. 

Empresas como Chevron, Microsoft y Twitter han sido pioneros en la adopción de esta forma de trabajo frente a este nuevo escenario. En México, múltiples empresas ya han decidido instaurar el trabajo remoto de forma indefinida como principal respuesta y medida de prevención ante la situación que se está viviendo a nivel mundial. 

Beatriz Ferreira, Directora General de Opinno Latam, afirma que “en situaciones como la que estamos viviendo actualmente, una de las metas más importantes es proteger y asegurar el bienestar de todo el equipo, sus familiares y clientes mediante el uso de metodologías ágiles, las cuales tienen la capacidad de hacer sumamente eficaces a equipos remotos, ganando productividad con el concepto de trabajo deslocalizado”. 

Según Opinno, las empresas mejor preparadas para el teletrabajo son las que tienen un protocolo propio, han formado a sus equipos y tienen coaches especializados para ayudar los equipos a teletrabajar. 

Una nueva oportunidad 

La oportunidad de adoptar un nuevo modelo de trabajo remoto nos permite imaginar, en un futuro no tan lejano, empresas en las que no sea necesario el trabajo centralizado en grandes oficinas y podamos optar por una red de trabajadores globales e interconectados. Según un estudio reciente, en México tan solo existen 2 millones de trabajadores remotos. Además de ofrecer beneficios de reducción de costos, permite una mayor flexibilidad de la plantilla, aumenta la productividad, facilita la conciliación laboral, reduce el absentismo y el estrés de los trabajadores, entre muchas otras ventajas. 

Modelo Opinno

El requisito clave para afrontar con éxito el trabajo deslocalizado se encuentra en asegurar que los equipos sigan aportando valor a la organización de forma recurrente e iterativa, lo que exige que los objetivos estén correctamente marcados, los roles bien definidos, las tareas bien distribuidas y que se disponga de las herramientas adecuadas. La implementación de un trabajo remoto basado en metodologías de trabajo ágiles, con el uso adecuado de las herramientas correctas, es la mejor alternativa para mantener la productividad y eficiencia de los equipos de trabajo ante situaciones que limitan la presencia física entre compañeros. 

Decálogo para el trabajo remoto:

1. Definir claramente los objetivos de negocio a alcanzar en el medio plazo (1-4 meses) por la organización y por cada área o departamento.
2. Reconfigurar los grupos de trabajo en equipos de entre 5 y 10 personas.
3. Asignar los roles adecuados dentro de los equipos.
4. Definir la duración del sprint remoto, entre 1 y 4 semanas.
5. Traducir los objetivos de negocio en metas alcanzables y accionables en un sprint.
6. Establecer las métricas que permitan visibilizar el aporte de valor de cada sprint.
7. Asegurar la comunicación constante entre los miembros del equipo y los distintos roles.
8. Asegurar que el equipo cuenta con todas las herramientas necesarias y una conexión adecuada y segura.
9. Actuar de forma rápida ante los riesgos identificados y asegurar el desbloqueo continuo de problemas y dependencias.
10. Adoptar una mentalidad de mejora continua de las formas de trabajo.

Paso a paso de cómo poder implementar el trabajo remotoOpinno tiene algunos tips que han recopilado a través de su experiencia con el teletrabajo. 

A.- Para que las reuniones virtuales sean eficaces

• Activar la cámara web da un aporte extra de seriedad y concentración a los participantes de la reunión.
• Silenciar el micrófono mientras los participantes no están hablando ayuda a que la persona que está hablando no pierda las ideas que está explicando y evitar sonidos molestos interrumpan.
• Asignar un rol de moderador de la reunión que se encargue de asegurar la correcta participación durante la reunión virtual.
• Crear minutas de cada reunión virtual para dejar constancia de todos los temas tratados durante la misma.

B.- Para mantener la concentración y la productividad

• Programar alarmas para fijar diferentes descansos en la jornada de trabajo ayuda a mantener altos períodos de concentración.
• Disponer de herramientas y espacios de trabajo adecuados favorece la eficiencia en la ejecución de tareas.
• Buscar un lugar en donde las distracciones sean las menores posibles para no interrumpir la concentración.

Link al Manual de Trabajo Remoto de Opinno

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Vídeo sobre el manual:

https://www.youtube.com/watch?time_continue=3&v=_xeqT8asqDo&feature=emb_logo

Link al Protocolo de Trabajo Remoto de Opinno

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