Lo que tienes que saber para la gestión de inventarios

Por C.P.C. y Lic. Eduardo Ernesto Villegas Ortiz
Licenciado en derecho y en contaduría
Socio director de Especialistas Financieros Administrativos y Contables, S.A. de C.V.
Catedrático en la UNAM
eduardo@efac.com.mx
evillegaso@prodigy.net.mx

Estimado lector en el artículo anterior le comenté que los inventarios es la parte medular de cualquier organización (le podría decir que es la chequera de cualquier negocio), que si no se sabe controlar puede llegar a ocasionarle costos excesivos e incluso pérdidas. En este artículo le explicaré lo siguiente:

  1. Comportamiento de los stocks
  2. Inventario promedio
  3. Cantidad a pedir
  4. Costo de mantener inventario
  5. Costo de ordenar
  6. Inventario de seguridad

Comportamiento de los stocks
Típicamente, los materiales en una organización se consumen a cierta velocidad que depende de la demanda de los mismos, ya sea para producción o para atención al cliente. Estos inventarios tienden a llegar a cero, por lo cual en algún momento especifico, y previo o en el punto exacto en que se llegue a cero, una nueva cantidad de materiales debe llegar a la bodega. Esta cantidad de mercancía que llega corresponde a la cantidad de mercancía ordenada al proveedor. Este comportamiento se repite en el tiempo y desde el momento en que una orden llega hasta que se acaba y que corresponde a la nueva llegada de materiales, se conoce como tiempo de ciclo, tal y como se observa en la siguiente figura:

Inventario promedio
La cantidad de material máximo que se tendrá en la bodega, en el caso hipotético en que una nueva orden arriba cuando el inventario llega a cero, corresponde a la cantidad ordenada y por supuesto el mínimo es cero. Promediando el nivel máximo y mínimo de los niveles de stocks, se obtiene uno de los conceptos más importantes en manejo de inventarios, que es el inventario promedio, el cual se define como:

En el caso en que una nueva orden arriba cuando el inventario llega a cero, el inventario promedio se calcula de la siguiente forma:

Donde Q es la cantidad de mercancía que llega a la empresa debido a una orden de reaprovisionamiento y el inventario mínimo es cero.

En el caso de la figura que vimos ene l comportamiento de los stocks, donde el inventario no llega a cero al final del tiempo de ciclo, se debe calcular con la fórmula original y para este caso el inventario promedio es:

El inventario promedio de cada ciclo puede promediarse con el resto delos ciclos y esto se conoce como el inventario promedio de varios ciclos de inventario.

Cantidad a pedir
También conocida como tamaño de lote, consiste en una determinada cantidad de mercancía, en un periodo establecido, a solicitar al proveedor y se hace por medio de una orden de compra física o electrónica; de esta forma, si se hace un pedido cada diez semanas, el tamaño promedio del lote, “Q”, será igual a la demanda correspondiente a diez semanas. De ahí que el tamaño de lote, “Q”, varía en forma directamente proporcional al tiempo transcurrido entre pedidos; y mientras más tiempo exista entre ellos, mayor tendrá que ser el porcentaje del inventario que variará en forma proporcional al tamaño del lote.

Costo de mantener inventario
También conocido como costo por existencia, y hace referencia a todos los gastos asociados a mantener los stocks en la bodega de la organización. Los principales componentes del costo de mantener inventario son:
• El Capital: Hace referencia a la pérdida de valor de los materiales con respecto al tiempo.
• Impuestos: Son los gastos en impuestos que debe incurrirse por adquirir y por tener el inventario.
• Seguro: Todos aquellos valores que debe pagar la empresa con respecto a los materiales por efecto de deterioro, accidentes, pérdida, entre otros.
• Obsolescencia: Este valor corresponde a la pérdida de la mercancía cuando el tiempo de vida del producto ha caducado.
• Almacenamiento: los costos de almacenamiento incluyen los costos operativos que se incurren por guardar los materiales en el almacén.

Los principales costos de almacenamiento son:

 Costo del espacio.
 Costo de mano de obra. Costo de energía.
 Costo de Infraestructura

El costo de mantener inventario es alrededor del 25%, pero depende de cada país, región, etcétera

Costo de ordenar
Es el costo asociado de hacer un pedido de un producto.
• Incluye costos de: Preparar una orden, correspondencia, recibir, descargar, chequear, probar, uso de equipo, etc.
• Incluye además costos asociados con control de calidad, transporte, recepción y ubicación de materiales nuevos.

Inventario de seguridad
El inventario de seguridad es una cantidad de mercancía que busca evitar problemas en el servicio al cliente y ahorrarse los costos ocultos por concepto de agotados, estableciendo una determinada cantidad de mercancía en el almacén como inventario de seguridad. Ese inventario es una protección contra la incertidumbre de la demanda, del tiempo de entrega y de la escases. Este inventario es realmente útil cuando los proveedores no entregan la cantidad deseada, en la fecha convenida y con una calidad aceptable, o bien, cuando en el proceso de producción se generan desperdicios o reprocesos. El inventario de seguridad garantiza que la operación fluya normalmente.

Estimado lector a continuación le daré algunas fórmulas para determinar algunos de los conceptos antes mencionados:

Todo pedido al proveedor implica realizar un proceso de solicitud de abastecimiento y almacenamiento de mercancía, por lo tanto se generan dos costos asociados a la orden: el costo de pedir y el costo de mantener el inventario, cuya suma es en esencia, el costo total del manejo del inventario.
En la figura 1 se grafican estos costos con respecto a la cantidad a pedir, permitiendo observar varias cosas:
• A medida que se aumenta la cantidad de material a ordenar se hace más barato el costo de ordenar (costo de preparación del pedido), lo que se debe a que a mayor cantidad de material se realizan menores pedidos, y por ende se incurren en menores costos.
• A medida que se aumenta la cantidad a ordenar, los costos de almacenamiento se hacen mayores, ya que a medida que se incrementa la cantidad de mercancía se requieren mayores movimientos, más seguro, más capital, etcétera.
• La curva de costos totales presentan un comportamiento similar al de una parábola, el cual presenta un valor mínimo que corresponde a la cantidad a ordenar donde la suma de los costos totales es menor.

Figura 1. Costos con respecto a la cantidad a pedir Q

El tamaño económico de lote (EOQ) es sencillamente la cantidad a pedir al proveedor, de un determinado artículo, donde la suma de los costos de ordenar y de mantener inventario es óptimo.

Para trabajar el modelo es necesario que en el comportamiento del artículo se identifiquen algunas situaciones especiales y aun cuando una o varias de las suposiciones no sean del todo evidenciadas, el modelo es válido como una primera aproximación al cálculo del tamaño de lote a ordenar.
Dichas suposiciones son:
• La demanda del artículo es constante o tiene una pequeña desviación, pero en sí, se conoce con certeza.
• El tiempo de entrega es constante o tiene una pequeña desviación, pero en sí, se conoce con certeza y la entrega es confiable. No se presentan entregas parciales.
• No existen restricciones en el área de almacenamiento o de capacidad en el transporte que condicionen las cantidades a pedir al proveedor.
• El artículo no es interdependiente con otros y por lo tanto las decisiones referentes a él se pueden tomar sin afectar a otros artículos.
• Los dos únicos costos que intervienen en la operación del almacenamiento son el costo del manejo del artículo y el costo de su gestión con el proveedor.

Para calcular e interpretar el EOQ, es necesario interpretar el concepto del costo total al trabajar con un determinado tamaño de lote.

La fórmula para determinar el EOQ es la siguiente:

Donde:
D= Demanda anual
S= Costo de ordenar
h= Costo de mantener
C= Costo unitario del producto

Para ilustrar el cálculo del lote económico de producto, considérese el caso de una empresa, la cual se encarga de importar insumos electrónicos, con una demanda de microprocesadores de 1,000 unidades por mes, Costos fijos de colocación de pedido, transporte y recepción de $4,000 pesos cada vez que se coloca un pedido. Cada microprocesador tiene un valor de $500 pesos y el costo de mantener inventario es del 20% del costo del producto anual.

El cálculo del EOQ es entonces:

Despejando:

Estimado lector lo invito a que utilice una calculadora y determine la raíz cuadrada de 960,000.00
La raíz cuadrada de 960,000 es = 979.80

Obsérvese en la ecuación anterior, la demanda mensual se multiplica por 12, ya que el modelo requiere la demanda anual.

De esta manera, la cantidad óptima a ordenar, para la cual el costo total, que incluye el costo de ordenar y de almacenar, es mínimo, es de 980 unidades. Con este valor se pueden obtener otros elementos importantes de la gestión de stocks como:

La ecuación anterior indica que se debe hacer un pedido de los microprocesadores cada 28 días, por una cantidad de 980 unidades.

Apreciable lector los inventarios son lo más valioso que debe cuidarse en cualquier organización, para ello sugiero analizar bien cada caso particular.

Deseando esta información les sea de utilidad, los invito a seguir cada edición de EmpoderaMIA en su versión impresa y digital, para seguir aprendiendo de diferentes tópicos referentes al manejo de empresas, y que, sin duda, nos serán de gran utilidad en los tiempos que nos ha tocado vivir.

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