Planeación + Organización + Dirección + Control

El clásico proceso para gestionar efectivamente tu empresa

Por: Raúl Tello Velázquez

Henry Fayol fue el precursor del proceso administrativo a finales del siglo XIX y, desde entonces, ha sido una herramienta clave en las estructuras administrativas.

El proceso administrativo deriva del método científico y consiste en una serie de etapas o flujo de actividades, por medio de las cuales se busca alcanzar las metas de una organización, definiendo a esta última como a un conjunto de personas con ciertos recursos, que están orientados a un objetivo en común.

A partir del surgimiento del proceso administrativo, la dirección comienza a tomar un papel determinante que hasta ese momento había sido ignorado.

Para que el proceso administrativo se lleve a cabo, no es necesario estar en una organización o empresa formalmente establecida; puede darse en cualquier momento y en cualquier lugar, donde se encuentren personas que persigan un objetivo en común.

Características del proceso administrativo

• Es cíclico, es decir, la última fase se convierte de nuevo en el principio de la actividad administrativa.
• No importa el rubro, actividad o sector en el que se encuentre una organización, el proceso administrativo es aplicable para cualquiera.
• La razón de aplicar el proceso administrativo consiste en estructurar y sistematizar el conocimiento para alcanzar la efectividad, es decir, la suma de la eficacia (alcance de los objetivos) y la eficiencia (la gestión adecuada de los recursos).
• Es recomendable que se aplique en todas las áreas de la organización.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo consta de cuatro etapas de manera general: planeación, organización, dirección y control. Si bien hay autores que señalan etapas adicionales, esas cuatro son los pilares fundamentales de las que derivan el resto.

1) Planeación. Se refiere a definir los objetivos de la organización, así como identificar los recursos con los que se cuenta.

En esta etapa se determina dónde quiere estar la organización en un futuro y cómo lo logrará.Para clarificar este concepto, es importante mencionar cómo se pueden delimitar los objetivos:

• Visión empresarial. Es la realidad que le gustaría experimentar a la empresa en un largo plazo, respecto a su posición en el mercado, el mundo, sus clientes y ella misma.

• Objetivos a largo plazo. Tienen que ver con la planeación estratégica y un enfoque integral de la empresa, el área responsable de su definición es la alta dirección y su temporalidad se encuentra entre tres a cinco años. Cabe destacar que la planeación estratégica, es la base del diseño de los objetivos correspondientes a la planeación táctica y operativa.

• Objetivos a mediano plazo. Se relacionan con la planeación táctica, es decir, la que se dirige a los diferentes departamentos que conforman a la organización, consiste en el diseño de estrategias funcionales y planes de acción detallados para cada uno de estos. La temporalidad va de uno a tres años.

• Objetivos a corto plazo. Vinculados a la planeación operativa, se refiere al análisis de elementos necesarios para la ejecución de una actividad en específico y para posteriormente diseñar procedimientos que sirvan como guía en este rubro. Su temporalidad es para un periodo no mayor a un año.

2) Organización. En esta fase se define cómo las compañías o entidades pretenden cumplir sus objetivos mediante el uso de sus recursos.

Principales actividades en la etapa de organización

3) Dirección. Consiste en utilizar la influencia de los líderes, para inspirar y motivar a los colaboradores a alcanzar los objetivos organizacionales.

Principales funciones de los líderes

• Crear una cultura corporativa a través de valores compartidos.
• Comunicar de manera efectiva los objetivos organizacionales.
• Impulsar a los colaboradores para que su desempeño sea de excelencia.
• Lograr la compatibilidad entre intereses particulares y organizacionales para generar sinergia.
• Crear un hilo conductor en la consecución de actividades para darle sentido a los miembros del equipo y no solo reflejar una autoridad que manda.

4) Control. Consiste en la alineación de estándares, para verificar el cumplimiento de los objetivos. Significa monitorear las actividades de los colaboradores, determinar si la organización se está moviendo hacia sus objetivos, hacer las correcciones necesarias y mejorar continuamente.

Hay una frase que corresponde a William Thomson Kelvin que solemos escuchar mucho en las empresas y que personalmente estoy convencido de ello “Lo que no se mide, no se puede mejorar”, por esa razón es determinante evaluar objetivamente los resultados, para que de manera consistente se pueda encaminar a la organización a su crecimiento potencial.

Como conclusión, si bien el proceso administrativo existe desde hace un tiempo considerable, continúa estando vigente, además, si se aplica con esmero, resulta un recurso fundamental para la creación, desarrollo y expansión de las empresas.

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